Darf ich mal eine Verständnisfrage als IT-Anwender stellen?

Ich habe mich jetzt oberflächlich in die vorgeschlagenen Lösungen eingelesen. Ich verstehe das Prinzip der Groupware-Lösungen. Was ich noch nicht versteh wie dies in der Anwendung funktionieren.

Soll heissen, ein Mitarbeiter arbeitet jeweils an mehreren Projekten und an jedem Projekt arbeiten wiederum mehrere Mitarbeiter. Wie funktioniert das nun mit der Mailablage? Jeder Mitarbeiter sollte auf die Mails vom Projekt jederzeit Zugriff haben. Funktioniert das wie mit der Outlook-Datendatei in der ich Ordner erstellen kann in die ich dann die Mails ziehe nur mit dem Unterschied, dass mehrer Personen darauf zugreifen können?

Kann das Microsoft Teams oder die anderen angegebenen Tools?