Hallo Zusammen

Wir im Büro haben ein "Problem" im Büro.

Wie wahrscheinlich 99.9% aller Büros nutzen wir MS Outlook. Bisher haben fast alle Mitarbeiter im Büro für jedes Projekt eine Outlook-Datendatei (*.pst) erstellt in der wir unsere Mails gespeichert haben. Aufgrund der Datenmenge und aufgrund der nicht durchführbaren Archivierung, haben wir nun von unserer IT die Weisung erhalten, dass wir ab sofort keine Outlook-Datendatei mehr benutzen dürfen.

Soweit so gut. Die aktuelle Weisung lautet allerdings, dass wir jede Mail als *.msg Datei im Projekt auf dem Server speichern. Da ich aber pro Tag mindestens 50 Mails erhalte und mindestens 50 Mail schreibe die im jeweiligen Projekt gespeichert und umbenannt werden müssten, ist das ein enormer Zeitaufwand.

Zusätzlich haben wir in Outlook auch noch einen sogenannten "Archiv Manager" in welchen alle Mails auf dem Exchange Server gesucht werden können. Dieser Archiv Manager ist aber nicht sehr komfortabel zu bedienen und es kann immer nur der jeweilige Benutzer auf seine Mail zugreifen. D.h. sollte jemand die Firma verlassen, dann kann niemand anders (ausser die IT) auf die Mails zugreifen.

Nun meine Frage. Welche Möglichkeiten gibt es die Mails abzuspeichern, zu archivieren und für alle Mitarbeiter nutzbar zu machen? Es muss doch ausser der Outlook-Datendatei, dem Archiv Manager und dem manuellen Speichern jeder einzelnen Mail noch andere Möglichkeiten geben? Ich stelle mir das ganze so vor, dass in Outlook für jedes Projekt ein Ordner erstellt wird auf den das Projektteam zugreifen und die Mails abspeichern kann.

Ist dies möglich? Was gibt es sonst noch für Möglichkeiten und welche nutzt ihr in der Firma?