Outlook sollte nicht zur Archivierung von E-Mails verwendet werden, da stimme ich Eurer IT zu. In meinen Augen ist Eure jetzige Lösung aber noch nicht mal eine Krücke, sondern eine Verschwendung von Arbeitszeit. Was ihr eigentlich braucht sind Kollaborationstools wie Microsoft Teams, G Suite oder Slack (und ggf. ein neues IT Department Management). Alternativ könntet ihr es mit Onenote versuchen, dann geht das wenigstens per Outlook Add-in.