Datenarchivierung mit Outlook?

Hallo Zusammen

Wir im Büro haben ein "Problem" im Büro.

Wie wahrscheinlich 99.9% aller Büros nutzen wir MS Outlook. Bisher haben fast alle Mitarbeiter im Büro für jedes Projekt eine Outlook-Datendatei (*.pst) erstellt in der wir unsere Mails gespeichert haben. Aufgrund der Datenmenge und aufgrund der nicht durchführbaren Archivierung, haben wir nun von unserer IT die Weisung erhalten, dass wir ab sofort keine Outlook-Datendatei mehr benutzen dürfen.

Soweit so gut. Die aktuelle Weisung lautet allerdings, dass wir jede Mail als *.msg Datei im Projekt auf dem Server speichern. Da ich aber pro Tag mindestens 50 Mails erhalte und mindestens 50 Mail schreibe die im jeweiligen Projekt gespeichert und umbenannt werden müssten, ist das ein enormer Zeitaufwand.

Zusätzlich haben wir in Outlook auch noch einen sogenannten "Archiv Manager" in welchen alle Mails auf dem Exchange Server gesucht werden können. Dieser Archiv Manager ist aber nicht sehr komfortabel zu bedienen und es kann immer nur der jeweilige Benutzer auf seine Mail zugreifen. D.h. sollte jemand die Firma verlassen, dann kann niemand anders (ausser die IT) auf die Mails zugreifen.

Nun meine Frage. Welche Möglichkeiten gibt es die Mails abzuspeichern, zu archivieren und für alle Mitarbeiter nutzbar zu machen? Es muss doch ausser der Outlook-Datendatei, dem Archiv Manager und dem manuellen Speichern jeder einzelnen Mail noch andere Möglichkeiten geben? Ich stelle mir das ganze so vor, dass in Outlook für jedes Projekt ein Ordner erstellt wird auf den das Projektteam zugreifen und die Mails abspeichern kann.

Ist dies möglich? Was gibt es sonst noch für Möglichkeiten und welche nutzt ihr in der Firma?

Es lassen sich doch Emails aus dem Posteingang/-ausgang von Outlook einfach im Explorer in den jeweiligen Ordner (auf einem Server) ziehen. Da muss auch nichts umbenannt werden. Und Zugriff auf die Emails hat dann jeder, der für den Ordner berechtigt ist.

Ja, schon ... wir haben aber eine Weisung wie die Mails beschriftet werden müssen ... also nicht mit einfach in den Exlorer-Ordner ziehen.

Die Mails müssen mit JJMMTT_eindeutiger_Betreff.msg angeschrieben werden. Ich müsste jetzt alle meine Geschäftspartner, Unternehmer, Planer etc. zwingen dies im Mailbetreff so anzugeben ... das wird aber leider nie der Fall sein, so dass ich die Mails im Explorer alle manuell umbenennen muss.

Früher habe ich die Mail einfach in Outlook in die Outlook-Datendatei des jeweiligen Projektes gezogen. Dies war dann nochmals nach Unternehmer unterteilt. Die ganze Ablage hat pro Mail maximal ein paar Sekunden benötigt und ich aber alle Mails sofort wieder gefunden. Sofern jemand aus dem Geschäft ausgeschieden ist, konnte ich dessen Outlook-Datendatei öffnen und nach Mails suchen.

Das hat alles problemlos geklappt, doch leider nimmt die Datenmenge überhand und mit der Archivierung gibt es anscheinend Probleme.

Es muss doch eine andere Möglichkeit geben die Mails so zu speichern, dass alle im Projektteam darauf zugreifen können ohne dass man sie manuell ablegen und umbenennen muss?

Wieso gibt es Probleme mit der Archivierung der .pst Files? Kann ich nicht ganz nachvollziehen.

Die Benennung der .msg kann ich auch nicht nachvollziehen. Einen eindeutigen Betreff sollten alle Mails haben. Das Datum ergibt sich aus dem Speicherdatum, und wenn es mehrere Mails mit gleichem Betreff gibt, macht er (2) / (3) / ... draus.

Outlook sollte nicht zur Archivierung von E-Mails verwendet werden, da stimme ich Eurer IT zu. In meinen Augen ist Eure jetzige Lösung aber noch nicht mal eine Krücke, sondern eine Verschwendung von Arbeitszeit. Was ihr eigentlich braucht sind Kollaborationstools wie Microsoft Teams, G Suite oder Slack (und ggf. ein neues IT Department Management). Alternativ könntet ihr es mit Onenote versuchen, dann geht das wenigstens per Outlook Add-in.

Hallo Zusammen

Besten Dank für die bisherigen Antworten.

@Marcus
Habe Deine Vorschläge mal kurz angeschaut. Wenn ich das richtig verstehe sind das webbasierte Teamlösungen von Microsoft, Google und anderen Herstellern.
Was kann ich unter einem neuen neues IT Department Management verstehen?
Wie funktioniert das genau mit OneNote?

Gibt es da für Firmen nicht gesetzlich vorgegebene Standards, die nur mit einem Archivierungstool vernünftig abgebildet werden können? Unsere EDV Abteilung hat dafür vor Jahren dieses Archivierungstool eingeführt.

Zitat:

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Zitat von Kabus

Gibt es da für Firmen nicht gesetzlich vorgegebene Standards, die nur mit einem Archivierungstool vernünftig abgebildet werden können? Unsere EDV Abteilung hat dafür vor Jahren dieses Archivierungstool eingeführt.

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Yep,

so ist es. Wir haben eine andere Lösung (Zimbra), klappt prima. Automatische, fälschungssichere Archivierung aller ausgehenden Mails, bevor der eigentliche Versand erfolgt und das gleiche beim Posteingang.


Beste Grüße,
André

Darf ich mal eine Verständnisfrage als IT-Anwender stellen?

Ich habe mich jetzt oberflächlich in die vorgeschlagenen Lösungen eingelesen. Ich verstehe das Prinzip der Groupware-Lösungen. Was ich noch nicht versteh wie dies in der Anwendung funktionieren.

Soll heissen, ein Mitarbeiter arbeitet jeweils an mehreren Projekten und an jedem Projekt arbeiten wiederum mehrere Mitarbeiter. Wie funktioniert das nun mit der Mailablage? Jeder Mitarbeiter sollte auf die Mails vom Projekt jederzeit Zugriff haben. Funktioniert das wie mit der Outlook-Datendatei in der ich Ordner erstellen kann in die ich dann die Mails ziehe nur mit dem Unterschied, dass mehrer Personen darauf zugreifen können?

Kann das Microsoft Teams oder die anderen angegebenen Tools?

Ich glaube ihr „missbraucht“ Outlook zu einem Projektmanagementtool und einem Dokumentenmanagementtool. Kann ich da richtig liegen?

Projekte werden bei uns vom Projektmanager in MS Project verwaltet. Die Mitarbeiter haben da weniger mit zu tun. Deren Aufgabe ist die Verrichtung ihrer täglichen Arbeit. Notwendige Dokumente (Excel, Word, PDFs, etc.) werden bei uns noch in einer Ordnerstruktur, Projekt oder Produkt bezogen, auf dem Fileserver abgelegt. Ein Dokumentenmanagementtool haben wir nicht.

Also wenn ihr Office365 verwendet kann man die ganze Archivsache ja eh dort einstellen, zudem ist es auch jederzeit möglich von Adminseite einen Email Account bzw. User einem anderen zuzuteilen, d.h. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt kann man ohne Probleme auf dessen Emails bzw. dessen Account zugreifen.
Bin zwar kein MS Fan, aber was das angeht ist das schon gut gelöst meiner Meinung nach.

Zitat:

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Zitat von blarch

Die Mails müssen mit JJMMTT_eindeutiger_Betreff.msg angeschrieben werden. Ich müsste jetzt alle meine Geschäftspartner, Unternehmer, Planer etc. zwingen dies im Mailbetreff so anzugeben ... das wird aber leider nie der Fall sein, so dass ich die Mails im Explorer alle manuell umbenennen muss.

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Du kommst aber noch zum Arbeiten? Das kann doch nur jemand vorgeben, der nicht produktiv mit dem System arbeiten muss und Langeweile hat sich so einen Mist auszudenken.
Abgesehen davon benötigt man zum Suchen und Finden diese Angaben nicht im Dateinamen.

Darf ich fragen in welcher Branche und Abteilung du tätig bist?

@Kai
In der konservativen Baubranche ... ;)

Bin gerade dabei mich mit Händen und Füssen zu wehren und möchte aber konstruktive Vorschläge bringen. Deswegen meine Frage hier im Forum.

Mach einfach mal eine Hochrechnung auf, wie viel Zeit mit der Archivierung von Dateien verbracht wird und multipliziere das mit den jeweiligen Stundensätzen; am besten für die ganze Abteilung oder einen repräsentativen Querschnitt durch die Firma. Da soll dann die EDV Abteilung mal die Kosten einer Softwarelösung gegenrechnen. Da wird kein BWLer mehr ruhig auf dem Stuhl sitzen.
Außerdem reißt einen diese ständige Datenverwaltung aus der täglichen Arbeit heraus, sodass man sich immer wieder neu hineinfinden muss. Diese als Block abzuarbeiten führt zu Fehlern.

Danke schon mal.

Bin gerade dabei eine Aufstellung für die GL zu schreiben ;)

Hi,

Stell doch mal die Frage wo der Unterschied zwischen einer Archiv- und einer Langzeitdatenspeicher- Lösung liegt ;-)
Ich arbeite selbst in der IT und das was ihr da treibt ist - gelinde gesagt - zweifelhaft.
Eine einfache MS Sharepoint Farm ist für Euer Anliegen mit Sicherheit vorteilhafter.
Natürlich müssen die Mitarbeiter auch damit umgehen können....

Getreu dem Motto.
A Fool with a Tool is still a Fool ;-)

Das hab ich übringes nicht auf dich bezogen.. Aber ich finde das Motto trifft es häufig sehr gut ;-)

Gruß
Benjamin

Hallo Benjamin

Danke für Deine Antwort und nein Deine Bemerkung A Fool with a Tool is still a Fool habe ich nicht auf mich bezogen, deswegen kämpfe ich intern ja auch darum, dass dieser Unfug abgeschafft wird resp. anders organisiert wird.

Ich bin kein IT-ler, aber was kann ich mir unter einer MS Sharepoint Farm vorstellen?