Papierloses Büro - Input gesucht

[ROEMER]

Allwissendes Forum,

ich bin gerade am überlegen in unserer Firma (Vertrieb von Infrarotheizungen) auf papierloses Büro umzustellen. Hat jemand von euch damit Erfahrung, bzw. selbst schon eine Umstellung vollzogen? Was benötigt man an Software und Hardware? Wie "papierlos" ist das ganze denn in der Realität? Ich freue mich über jeglichen Input.

[Hr.Nitsche]

Was möchtest du denn umstellen? Die Auftragsabwicklung, CRM?

[ROEMER]

Idealerweise beides. Beginnend vom Erstkontakt, der telefonisch oder per Mail erfolgt über die Angebotserstellung, Angebotsverfolgung, Terminverwaltung, Auftragsabwicklung und eben auch die weitere Betreuung. Im Moment ist das leider alles mit jeder Menge Papier verbunden.

EDIT: zuerst geschrieben, dann gedacht.

[orange]

wir haben in der firma große scanner/drucker stationen von xerox, da kann man zumindest das vorhandene papier in PDF scannen und entweder per mail verteilen oder auf einem server ablegen. alle anderen, am rechner erstellten dokumente würde ich auch in PDF drucken und entsprechend verteilen und/oder auf server lagern.

bleiben die notizen und skizzen. vielleicht lassen scih telefonnotizen direkt am rechner erstellen. kommunikation zwischen TK anlage und software ist ja mittlerweile keine zauberei mehr....

[t1mbo]

Problem ist nur, dass deine Kunden vlt. noch auf das alte Papierformat stehen, dass heisst extern brauchst du immer noch nen Drucker

[ROEMER]

Die Korrespondenz mit den Kunden soll natürlich weiterhin auf Papier erfolgen, mir geht es nur darum dass ich nicht mehr pro Woche 3 neue Ordner für Kundenakten anlegen möchte.

[t1mbo]

Ok, dann brauchst du einen leistungsstarken Scanner, und natürlich eine vernünftige Server-Technik, mit der du das Ganze sichern kannst. Bei den diversen Aufbewahrungsfristen brauchst du bestimmt einiges an Speicherkapazitäten.
Ein Freund von mir hat in seinem Garten- und Landschaftsbaubetrieb alles auf digitale Speichertechnik und Archivierung umgestellt, bei Interesse kann ich da gern nochmal genau nachfragen.

[Suerlänner]

Gibt doch einige Anbieter die soetwas haben, bei einem Kunden konnte ich das mal Live erleben, es wird halt alles eingescannt, vom Lieferschein, zur Rechnung etc.

Die Daten liegen auf einem Zentralen Server und je nach Zugfriffsrechte kommt ein jeder von seinem Arbeitsplatz an den lieferschein etc.

Hat mich schon überzeugt, ich meine er erwähnte es wäre von Leitz?

[blarch]

Wir haben einen Kopierer von Canon mit dem wir die Dokumente einscannen können.

Im Prinzip sagt man dem Kopierer an welchen Ort im Netzwerk man die Dokumente ablegen möchte. Dann legt man die "analogen" Dokumente in den Einzelblatteinzug, der Rest funktioniert dann automatisch.

Wie man das ganze aber genau einrichtet kann ich nicht sagen, das haben die netten Herren von Canon gemacht

[Etranger Explorer]

Die Technik (also der Scanner) ist das eine Thema. Die wichtigere Aufgabe ist Erstellung eines Bürostandards. Es muss von Anfang an klar sein, wie die Vergabe der Dateinamen erfolgen soll.
Dann muss einfach nur noch alles digitalisiert werden ...

[NicoH]

Hallo Bernd,

ich habe auch ein papierloses Büro.

Naürlich erfolgt die Korrespondenz weiterhin meistens auf Papier, aber es wird nicht alles doppelt noch für die eigenen Unterlagen gedruckt, sondern eben nur einmal für den Postausgang.

Eingehende Briefe werden gescannt und in die elektronische Akte gelegt. Gesprächsnotizen gibt es nur elektronisch, und auch Emails werden in die Akten gespeichert.

Das Ganze ist überhaupt nicht kompliziert, man muss sich das nur einfach einmal trauen.

Schon MS Windows bietet im Explorer gute Funktionen dafür an: Dort kannst Du Dateien in der Detailansicht nach Erstelldatum, nach Änderungsdatum oder eben nach Namen sortieren - in vielen Fällen brauchst Du überhaupt keine Spezialsoftware.

Schau´s Dir irgendwo an, das ist viel einfacher, als man sich das vorstellt

[A.LS]

Original von Suerlänner
Hat mich schon überzeugt, ich meine er erwähnte es wäre von Leitz?

Das haben wir auch im Einsatz. Heißt ELO (Elektronischer Leitz Ordner).
Ist mit einem Wokflow hinterlegt, so dass intern sämtliche Freigaben ebenso elektronisch erfolgen. Die Eingangsdokumente werden gescannt und intern nur noch elektronisch weiter verarbeitet.

[Microstella]

Original von ROEMER
Allwissendes Forum,

ich bin gerade am überlegen in unserer Firma (Vertrieb von Infrarotheizungen) auf papierloses Büro umzustellen. Hat jemand von euch damit Erfahrung, bzw. selbst schon eine Umstellung vollzogen? Was benötigt man an Software und Hardware? Wie "papierlos" ist das ganze denn in der Realität? Ich freue mich über jeglichen Input.

Deine Angaben sind etwas dürftig. Was habt ihr den bisher an Hard- und Software (ERP-System?) im Einsatz?
Tipps wie "Wir haben uns nen Scanner gekauft und speichern jetzt alles im PDF-Format ab" halte ich nicht für sehr zielführend.
Ziel des papierlosen Büros soll doch in erster Linie sein, die gesamten Prozesse zu überdenken und zu verschlanken und aus dem Ergebnis davon spart man hoffentlich auch Papier ein, d.h. die Einsparung des Papiers ist ein "Abfallprodukt" und nicht das primäre Ziel.

[ROEMER]

Danke für die Infos. ELO kenne ich, das dient jedoch soweit ich mich erinnere ausschließlich der Dokumentenverwaltung. Ich hätte jedoch gerne eine Lösung bei der der Interessent einmal als Datensatz angelegt wird und dann sämtliche Aktivitäten wie Gesprächsnotizen, Anschreiben, Angebote, Terminberichte usw. hinterlegt werden. Bisher haben wir für jeden Kunden eine Akte in Papierform die das alles beinhaltet.

[NicoH]

Das geht - wie gesagt - billig auch mit Windows.

Du hast ein Laufwerk auf dem Server, nennen wir es mal L:\.

Dort kannst Du alle Kunden als eigene Ordner anlegen, z.B.

L:\Daten\Firma\Kundendaten\Kunde1
L:\Daten\Firma\Kundendaten\Kunde2
L:\Daten\Firma\Kundendaten\Kunde3
...

und so weiter.

In den jeweiligen Ordner kannst Du alles, was Du mit ihm zu tun hast, ablegen und durch Windows nach verschiedenen Parametern ordnen lassen.

Eine richtige Aktenverwaltung ist das noch nicht - bei Rechtsanwälten macht so etwas z.B. "Phantasy" - aber wenn Du mit der Suche von Windows und der Ordnerstruktur zurechtkommst, reicht das an sich aus.

Abhängig ist das noch von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter. Je mehr Leute, desto einfacher sollte das funktionieren, und da zahlt sich dann bessere Software aus.

[Pelle]

Original von NicoH
Das geht - wie gesagt - billig auch mit Windows.

Du hast ein Laufwerk auf dem Server, nennen wir es mal L:\.

Und wenn der Server ausfällt ist die Firma pleite

[paddy]

Dafür gibt es etwas bahnbrechendes, das in Fachkreisen "Datensicherung" genannt wird.

[Mawal]

ich denke der TS braucht eine CRM Software, die die Prozesse sauber abbildet mit eier integrierten DMS Lösung an der die elektronischen Akten hängen.

Hardware seitig heisst Server und Scanner.


Mit dem Scannen der Dokumente an sich ist ja wenig gewonnen, diese müssen ja in einer Datenbank abgelegt und workflow-basiert auswertbar sein.

[ROEMER]

Original von Mawal
ich denke der TS braucht eine CRM Software, die die Prozesse sauber abbildet mit eier integrierten DMS Lösung an der die elektronischen Akten hängen.

Hardware seitig heisst Server und Scanner.


Mit dem Scannen der Dokumente an sich ist ja wenig gewonnen, diese müssen ja in einer Datenbank abgelegt und workflow-basiert auswertbar sein.

Server und Scanner sind vorhanden und bezüglich CRM habe ich von Jörg schon nen guten Tipp bekommen

[mephisto_4711]

und zum backup kann ich nur sowas hier empfehlen....

www.backblaze.com/

da sind sogar die daten noch da wenn die bude abbrennt...

Frank

PS: da ich im SAAS bereich arbeite kann ich nur zu online/cloud loesungen raten, sicher, nie ein update und man bezahlt nur was man braucht.