Als ehemaliger Outlook Fan kann ich nur sagen. Lass es. Outlook ist ein überfrachtetes Monster.
Weniger ist mehr. Apple Mail ist nicht perfekt aber ich finde es viel besser.

zu 4 kann ich nur sagen, wenn die Mailkonten über imap laufen, sind die Mails unabhängig vom Client, und synchron auf diversen Geräten.