Vorab: Ich bin keine Anwältin.

Für mich stellt sich die Sache so dar, dass die neue Verwalterin wirksam bestellt wurde, aber sonst auch nichts. Wenn der Beschluss ein Datum beinhaltet, ab wann die Dame nun Verwalterin ist, dann darf sie ab da auch in eigenem Namen tätig sein (Protokoll verfassen und versenden etc.).

Ich kann ihr nur dringend raten, eine außerordentliche ETV einzuberufen, um über den Bestellungszeitraum und die Vertragsinhalte abstimmen zu lassen. Denn diese darf sie nicht einfach so selbst festlegen. Also entweder ETV (Mehrheitsbeschluss) oder Umlaufbeschluss (Allstimmigkeit). Wenn sie mit jedem Eigentümer den Vertrag schließt, ist das m. E. auch ok. Aber hier müssen alle zustimmen. Ist dies nicht der Fall, wird sie um eine Beschlussfassung nicht herumkommen.

Hätte die Gemeinschaft gerne andere Angebot einholen wollen, hätte sie die Bestellung der Verwalterin ablehnen müssen.