Elektronische Archivierung (papierloses Büro)

[MacLeon]

Nochmal zur Qualität und Dateigröße:

Beide Scanner bei mir sind auf 300dpi eingestellt, aber der eine liefert gute Bilder, der andere weniger gute. Das hängt nicht nur mit der Auflösung zusammen, sondern auch mit den optischen Qualitäten der Geräte. Und trotz 300dpi ist die Seite beim einen 350kB groß, beim anderen nur ein Zehntel davon.

Und ich habe mal gehört, dass ein PDF nur eine "Hülle" für ein Dokument sei, dass also immer die darin eingepackte Datei über Größe und Qualität entscheide, und dass das PDF es nur universell lesbar macht. Drucke ich ein 30kB großes Word-Dokument als PDF, ist das PDF ca. 30kB groß. Drucke ich ein 70kB großes Word-Dokument als PDF, ist auch das PDF ca. 70kB groß.

Für solche Zwecke liebe ich Acrobat Professional. Damit kann man Scandateien gut optimieren, unter anderem durch Ausrichten und Verkleinern der Datei. Zudem ist OCR möglich.

[MacLeon]

Ordnerstruktur ist völlig 2004, das macht alles nur unübersichtlich.

Wann die Datei entstanden ist, und wann sie geändert wurde, danach kannst du suchen. Ich mache nur zwei Ordner:


temp: hier kommen Dinge rein, die ich im Moment brauche, die aber in ein paar Wochen oder Monaten obsolet sein werden

archiv: die die ich behalte

Es kommt auf den Zweck an. Mit meinen privaten Dokumente mache ich das auch so, aber nicht für meine beruflichen Dokumente. Meine Kanzleiakten sind in einer strikten Ordnerstruktur organisiert. Allerdings brauche ich die selten, denn die Akten rufe ich in der Regel über Spotlight auf.

[newharry]

Ordnerstruktur ist völlig 2004, das macht alles nur unübersichtlich.

Mit Letzterem hast Du Recht, dennoch komme ich an einer Ordnerstruktur für meine Anforderungen nicht vorbei. Denn alle mir bekannten Archivierungsprogramme schaffen eines nicht, wozu ein simpler Mac-Ordner ganz einfach imstande ist:

Per Drag&Drop beliebige (!!!) Dateien abzulegen. Und ich möchte auch per Drag&Drop
* E-Mails direkt aus Apple Mail
* Bookmarks direkt aus dem Browser

DEVONThink Pro Office scheint mir hier noch am ehesten in die Nähe zu kommen, da sagt mir aber die Benutzoberfläche am wenisgten von allen genannten Applikationen zu

Am Ende fehlt mir nur Eines um nur noch einen "archiv"-Ordner wie Ulrich zu nutzen - mit simplem Klick beliebige vordefinierte Tags zu einer Datei hinzuzufügen und dann danach filtern zu können ...

[Edmundo]

Empfehlenswert ist für grössere Scan-Aufkommen der Fujitsu ScanSnap S1500. Für Mac gibt es einen speziellen Fujitsu ScanSnap S1500M. Der S1500 soll am Mac aber auch ohne Weiteres funktionieren. Den (teureren) S1500M braucht es also nicht.

Das ist interessant. Sollte ja auch nur ein Treiberproblem sein. Aber irgendwie scheue ich mich, das zu testen und dann doof dazustehen. Gibt es dazu Erfahrungen von Dir?

[Curator]

Das ist interessant. Sollte ja auch nur ein Treiberproblem sein. Aber irgendwie scheue ich mich, das zu testen und dann doof dazustehen. Gibt es dazu Erfahrungen von Dir?

Ich habe die Mac-Kompatibilität des S1500 selber nicht austesten können, Elmar. Die Info, dass der S1500 ohne Weiteres am Mac funktioniert, habe ich in mehreren Reviews gelesen, als ich recherchiert habe (z.B. HIER).

Der einzige Unterschied zwischen der Mac-Version (S1500M) und der Windows-Version (S1500) besteht in der beigelegten Acrobat-Version: Beim S1500 ist es die Windows-Version, beim S1500M halt die Mac-Version. Wenn Du Acrobat also bereits installiert hast oder diese Software gar nicht brauchst, dann kannst Du aus meiner Sicht bedenkenlos zum S1500 greifen.

Wenn Du den S1500 ernsthaft erwägst, könntest Du auch gleich zum soeben erschienenen Nachfolger, dem iX500 greifen. Preislich liegen die beiden Geräte ziemlich nahe beieinander.

[Edmundo]

Danke, USB 3.0 spricht für das Nachfolgemodell.

[Curator]

Gerne, Elmar.

Ja, und der iX500 ist etwas schneller, was aber nur bei grösseren Scan-Aufkommen relevant ist.

[Edmundo]

Aber wenn der Preis gleich ist, für Mac sogar billiger, warum dann nicht mitnehmen

Ich überlege schon länger mit den S1500 zu kaufen, aber der M war mir immer zu teuer.

[tobstar]

Kann auch nur positives über den S1500 berichten, klare Kaufempfehlung.

[Curator]

Über den S1500 habe ich auch nur Positives gelesen, Elmar. Auch mein Bekannter hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht.

In qualitativer Hinsicht soll ihm gemäss meinen Recherchen der S1300i nicht nachstehen. Dieses Gerät ist aber kompakter, lässt sich bei Bedarf besser verstauen. Für kleinere Scan-Aufkommen im privaten Gebrauch würde ich zum S1300i greifen. Bei höheren Scan-Aufkommen im privaten Gebrauch sowie für berufliche Zwecke hingegen zum iX500.