Elektronische Archivierung (papierloses Büro)

[Curator]

Liebe Foristi,

Abgesehen von wichtigen Dokumenten (wie Abschlusszeugnisse, Diplome usw.) müsste es nach meiner Einschätzung problemlos möglich sein, Dokumente nur noch elektronisch aufzubewahren. Kaufbelege müssten zu diesem Zweck eingescannt werden, bei Online-Bestellungen werden ohnehin häufig PDF generiert oder es erfolgt eine Bestätigung der Bestellung per E-Mail.

Ich bin an einem Meinungsaustausch sehr interessiert. Habt ihr Erfahrungen mit der rein elektronischen Aufbewahrung/Archivierung von Dokumenten im Heimgebrauch gemacht? Wie reagieren Geschäfte darauf, wenn ohne Original-Kaufbeleg versucht wird, Mängelrechte geltend zu machen?

Danke im Voraus!
Christian

PS: Animiert zu diesem Gedankenspiel hat mich dieser Thread.

[Muigaulwurf]

Meinst du jetzt für den Privatgebrauch, oder fürs Geschäft?

[Curator]

Nur für den Privatgebrauch, Joe. Sorry für die Unklarheit.

[ehemaliges mitglied]

Ich habe alle Rechnungen von teuren Sachen eingescannt und in eine private Cloud gebeamt, falls mal die Bude oder der Ordner mit den Rechnungen abfackelt. Zuvor habe ich jedoch meine Hausrat kontaktiert, die dann alle Werte gelistet haben, denn ich sehe durchaus Probleme, wenn es zum Schadenersatz kommt und man kann nur eind digitales Dokument vorweisen.

Gruss, Juergen

[Curator]

Danke, Jürgen, für Deinen Input.

Ich habe heute etwas recherchiert und möchte meine Ergebnisse mit Euch teilen. Ein papierloses Office mit Mac scheint mit folgender Hard- und Software gut zu funktionieren:

1. Hardware

Es braucht einen vernünftigen Dokumentenscanner. Empfehlenswert ist für grössere Scan-Aufkommen der Fujitsu ScanSnap S1500. Für Mac gibt es einen speziellen Fujitsu ScanSnap S1500M. Der S1500 soll am Mac aber auch ohne Weiteres funktionieren. Den (teureren) S1500M braucht es also nicht. Für kleinere Scan-Aufkommen ist der Fujitsu ScanSnap S1300i empfehlenswert. Er ist deutlich kompakter als der S1500(M) und mobiler, dafür aber auch langsamer und bietet ein geringeres Fassungsvermögen.

2. Software

Neben der Hardware bedarf es für eine einfache Verwaltung der gescannten Belege und weiteren Dokumente einer guten Software. Dafür werden empfohlen:

- Paperless
- iDocument
- Yep!
- DEVONthink, oder auch
- Evernote (sicher bereits vielen von Euch ein Begriff...).

OCR-Software zur Texterkennung wird mit den erwähnten Fujitsu-Scannern mitgeliefert.

Ich bin gespannt auf weitere Erfahrungen, die ihr gemacht habt.

[TheLupus]

Ich habe alles eingescannt und auf zwei verschlüsselten Memory Sticks von SunDisk gespeichert.
Einer liegt im Bankschließfach, den anderen habe ich immer dabei.
Weiterhin ist alles auf dem Laptop in einem verschlüsselten Ordner gespeichert.
Der Cloud vertraue ich nicht wirklich.

... und der Scanner ist von Canon.

[THX]

Ich nutze Yep! am Mac und kann es nur empfehlen. Du musst alles schön Taggen bzw. Verschlagworten und schon findest du in Sekunden deine Belege. Es gehört allerdings schon ein wenig Disziplin dazu. Du kannst natürlich nicht einfach einen ganzen Stapel Rechnungen oder Dokumente in einem Rutsch einscannen da du die Dokumente ja einzeln Taggen musst.

[Clapton]

Ich lege die gescannten Dokumente (PDFs) in einer vernünftigen Ordnerstruktur ab (ohne spezielle Verwaltungssoftware).

So war auch der Umstieg von Win auf Mac völlig problemlos.

Zum Scannen verwende ich einen ganz normnalen Flachbettscanner.

[NicoH]

Ich betreibe meine Anwaltskanzlei seit etwa acht Jahren ausschließlich elektronisch. (Das Einzige, was ich auf Papier behalte, sind vollstreckbare Ausfertigungen von Urteilen).

Das funktioniert prima, eingehende Post wird im Büro gescannt, gebackupt, und das Papier kommt weg. Die Daten liegen auf Server und Arbeitsplätzen (werden synchronisiert), und ins Gericht gehe ich mit Laptop. Wo in anderen Büros meterweise Aktenschränke stehen, passt bei mir alles auf eine Speicherkarte von der Größe eines Fingernagels.

Auch private Sachen sind nur noch elektronisch vorhanden, also was Wohnung, Versicherungen oder Autos angeht.

Rechtlich ist das unbedenklich, da gibt es nur ganz wenige Ausnahmen, bei denen es wirklich noch Papier braucht (wie oben geschrieben: vollstreckbare Ausfertigungen von Urteilen, sonst das Testament, ... viel mehr fällt mir jetzt auch nicht ein ).

Eine Archivierungssoftware brauchst Du nur, wenn Du nach speziellen Parametern suchen willst - sonst tut es auch der Windows Explorer, da kannst Du auch alles namentlich oder nach Scandatum oder sonstwie sortieren.

[Curator]

Vielen Dank für deine hilfreichen Ausführungen, Nico!

Als Archivierungssoftware werde ich wohl Yep! verwenden, weil diese Software (als eine der ganz wenigen) die Ordnerstruktur von Mac OS X belässt, also die Files nicht alle in ein einziges grosses Archiv-File packt. Ich möchte möglichst unabhängig von einer bestimmten Software bleiben. Yep! bietet einfache Scan-Möglichkeiten, und die Files lassen sich prima umbenennen und taggen.

Ich suche noch eine gute Ordnerstruktur. Sinnvoll wäre vielleicht für jeden Buchstaben einen Unterordner anzulegen, also "A", "B", "C" usw. Die Files können nach dem Beleg-/Rechnungsdatum und dem Vertragspartner benannt (z.B. "20130111 Amazon.de") und dann in den Unterordner mit dem passenden Anfangsbuchstaben (im genannten Beispiel "A") abgelegt werden. Alternativ könnte mit Kategorien gearbeitet werden (z.B. "Auto", "Wohnung" usw.). Welche Ordnerstruktur verwendet ihr?

[NicoH]

Eine Sache noch: der große Scanner im Büro (Kyocera) scannt sauschnell, in top-Qualität und mit ca. 30kB pro Seite. Der kleine Brother MFC an meinem Schreibtisch scannt langsamer, in schlechterer Qualität und hat etwa 350kB pro Seite

Klar, Speicherplatz ist überall da, aber ich verschicke lieber ein 10-seitiges PDF mit 300kB als mit dreieinhalb MB.

Weiß nicht, ob das mit der jeweiligen Software, den Treibern oder sonstwas abhängt, aber wenn Du auf sowas Wert legst, dann müsstest Du Dich da mal schlau machen.

[blarch]

Ich habe alles eingescannt und auf zwei verschlüsselten Memory Sticks von SunDisk gespeichert.
Einer liegt im Bankschließfach, den anderen habe ich immer dabei.
Weiterhin ist alles auf dem Laptop in einem verschlüsselten Ordner gespeichert.
Der Cloud vertraue ich nicht wirklich.

Fast so mache ich es auch, da ich der Cloud für heikle Daten auch nicht vertraue. Allerdings habe ich keinen Stick immer dabei, da ich die Wahrscheinlichkeit den Stick zu verlieren oder das er geklaut wird höher einschätze als einen "Einbruch" in die Cloud.

[Mawal]

Ordnerstruktur ist völlig 2004, das macht alles nur unübersichtlich.

Wann die Datei entstanden ist, und wann sie geändert wurde, danach kannst du suchen. Ich mache nur zwei Ordner:


temp: hier kommen Dinge rein, die ich im Moment brauche, die aber in ein paar Wochen oder Monaten obsolet sein werden

archiv: die die ich behalte

[Curator]

Eine Sache noch: der große Scanner im Büro (Kyocera) scannt sauschnell, in top-Qualität und mit ca. 30kB pro Seite. Der kleine Brother MFC an meinem Schreibtisch scannt langsamer, in schlechterer Qualität und hat etwa 350kB pro Seite

Klar, Speicherplatz ist überall da, aber ich verschicke lieber ein 10-seitiges PDF mit 300kB als mit dreieinhalb MB.

Weiß nicht, ob das mit der jeweiligen Software, den Treibern oder sonstwas abhängt, aber wenn Du auf sowas Wert legst, dann müsstest Du Dich da mal schlau machen.

Danke, Nico, für diesen Hinweis!

Die Dateigrösse hängt wahrscheinlich primär von den Einstellungen des Scanners ab, also von der gewählten Punktdichte (dpi), der Scanqualität, ob Schwarzweiss/Graustufen/Farbe usw.. Für den Heimbedarf wird häufig die Fujitsu ScanSnap-Reihe empfohlen, ich glaube, ich werde einmal ein Gerät aus dieser Reihe, den S1300i (der S1500 ist ein bisschen gross) beschaffen. Bei diesem Gerät sind entsprechende Einstellungen möglich.

Ordnerstruktur ist völlig 2004, das macht alles nur unübersichtlich.

Wann die Datei entstanden ist, und wann sie geändert wurde, danach kannst du suchen. Ich mache nur zwei Ordner:

temp: hier kommen Dinge rein, die ich im Moment brauche, die aber in ein paar Wochen oder Monaten obsolet sein werden

archiv: die die ich behalte

Und dann legst Du alle Dokumente in die oberste Ordnerebene und suchst dann mit Spotlight die jeweiligen Dokumente? Dies setzt aber voraus, dass Du sie durch eine OCR-Software gejagt hast, sonst findest Du ja gar nichts, oder?

[intimeout]

Ich verwende zur Archivierung "PaperPort" und bin damit sehr zufrieden.

http://www.nuance.de/for-individuals...port/index.htm

[GPX8888]

Ich verwende die Software ELO für die Archivierung, gescannt wird mit einem HP Dokumentenscanner. Recht vernünftige Scanergebnisse bekommt man mit 150dpi in s/w, da liegt dann eine DinA4-Seite bei 15-20KB. Für die meisten Dokumente reicht das im Normalfall aus.

[NicoH]

Nochmal zur Qualität und Dateigröße:

Beide Scanner bei mir sind auf 300dpi eingestellt, aber der eine liefert gute Bilder, der andere weniger gute. Das hängt nicht nur mit der Auflösung zusammen, sondern auch mit den optischen Qualitäten der Geräte. Und trotz 300dpi ist die Seite beim einen 350kB groß, beim anderen nur ein Zehntel davon.

Und ich habe mal gehört, dass ein PDF nur eine "Hülle" für ein Dokument sei, dass also immer die darin eingepackte Datei über Größe und Qualität entscheide, und dass das PDF es nur universell lesbar macht. Drucke ich ein 30kB großes Word-Dokument als PDF, ist das PDF ca. 30kB groß. Drucke ich ein 70kB großes Word-Dokument als PDF, ist auch das PDF ca. 70kB groß.

[John Wayne]

Danke, Jürgen, für Deinen Input.

Ich habe heute etwas recherchiert und möchte meine Ergebnisse mit Euch teilen...

Danke für deine Mühe, Christian.

Ich nutze Yep! am Mac und kann es nur empfehlen. Du musst alles schön Taggen bzw. Verschlagworten und schon findest du in Sekunden deine Belege. Es gehört allerdings schon ein wenig Disziplin dazu. Du kannst natürlich nicht einfach einen ganzen Stapel Rechnungen oder Dokumente in einem Rutsch einscannen da du die Dokumente ja einzeln Taggen musst.

Kannst du kurz sagen wo du den Vorteil des Tagens gegenüber der Suche in Spotlight siehst? Das habe ich noch nicht ganz verstanden.

[GPX8888]

Sorry, habe vergessen zu erwähnen, dass ich die Dateien im TIF-Format abspeichere, das wirkt sich natürlich auch auf die Größe aus.

[Curator]

Beide Scanner bei mir sind auf 300dpi eingestellt, aber der eine liefert gute Bilder, der andere weniger gute. Das hängt nicht nur mit der Auflösung zusammen, sondern auch mit den optischen Qualitäten der Geräte. Und trotz 300dpi ist die Seite beim einen 350kB groß, beim anderen nur ein Zehntel davon.

Und ich habe mal gehört, dass ein PDF nur eine "Hülle" für ein Dokument sei, dass also immer die darin eingepackte Datei über Größe und Qualität entscheide, und dass das PDF es nur universell lesbar macht. Drucke ich ein 30kB großes Word-Dokument als PDF, ist das PDF ca. 30kB groß. Drucke ich ein 70kB großes Word-Dokument als PDF, ist auch das PDF ca. 70kB groß.

Danke für die Infos, Nico!

Gemäss meinen Recherchen liefern die Fujitsu-Scanner (S1300i, S1500 und der brandneue iX500) bei 300dpi sehr gute Scan-Ergebnisse bei verhältnismässig geringer Dateigrösse.

Danke für deine Mühe, Christian.

Sehr gerne!

Sorry, habe vergessen zu erwähnen, dass ich die Dateien im TIF-Format abspeichere, das wirkt sich natürlich auch auf die Größe aus.

Mach doch durchsuchbare PDFs, Michael. Ich sehe darin nur Vorteile gegenüber Dateien im TIF-Format.