Sind gescannte Dokumente rechtskräftig?

[tobstar]

Hallo Forum,

ich möchte gerne eine große Menge "Papier" einscannen und digital aufbewahren. Die Ordner werden immer dicker und die digitale Sicherung würde viel Platz und damit auch Geld sparen.

Nun möchte ich keine extra Dokumentensoftware wie DocuWare o.ä. verwenden, sondern die Dokumente scannen (pdf?) und dann ablegen.

Was muss ich beachten damit ich keine Probleme bekomme?

Vielen Dank,
Tobias

[NicoH]

Es gibt nur ganz wenige Dinge, bei denen Du ein Original brauchst. So solltest Du Dein Familienstammbuch, Dein Abizeugnis oder Deinen Meisterbrief nicht nur eingescannt irgendwo haben. Aber selbst dann, wenn das weg ist (kommt ja auch gelegentlich vor), gäbe es von alledem die Möglichkeit, eine Zweitschrift zu bekommen. Und bitte nicht das Testament der verstorbenen Eltern scannen und wegwerfen.

Den Rest Deines Lebens kannst Du scannen, ein Backup erstellen und das Papier wegwerfen.

Rechtlich ist das kein Problem.

[tobstar]

Sehr gut, die Frage bezieht sich eher aufs Geschäft (Rechnungen, Verträge (Willenserklärungen), Protokolle etc.), gilt hier gleiches? Gerne auch per PN.

Vielen Dank!

[AndreasL]

Es gibt doch fuer das Geschaeft die gesetzlichen Aufbwahrungsfristen. Die Frage ist dann die die, ob man mit gescanten Dokumenten diesen genuegt.

Edit: Have a look: http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung

[Insoman]

Vollstreckungstitel (Urteile etc. ) sollten auch im Original (also in vollstreckbarer Ausfertigung) vorliegen

[NicoH]

Verträge und Protokolle reichen elektronisch.

Bei Rechnungen frag' lieber einen Steuerberater, da kenne ich mich nicht aus.

[Dadi78]

Du musst insbesondere darauf achten, dass die Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Hier sind insbesondere die Regeln des HGB, der Abgabenordnung (AO) und der GDPdU zu beachten. Wenn Dokumente archiviert werden bedeutet dies, dass diese im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein dürfen. Daneben ist aber zum Beispiel auch, zum Beispiel bei Personalakten das BDSG zu beachten. Ist also ein sehr komplexes Thema.

[tobstar]

Wenn Dokumente archiviert werden bedeutet dies, dass diese im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein dürfen.


Wie soll ich das anstellen? Ich kann ja auch das Original ändern und dann kopieren.

[Moehf]

Ja, aber du darfst die z.B. nicht auf ne Festplatte nehmen, das könntest Du ja ändern.
Wir haben hier auch die Problematik mit Mails, die archiviert werden. Festplatte scheidet aus, da veränderbar und DVDs sind prinzipiell nicht garantiert 10 Jahre haltbar.
Wir nutzen aber die besten Rohlinge, die es gibt und brennen die geschlossen. Die sollen wohl 20 Jahre halten, nen anderen Weg gibt es im Moment wohl nicht, sich möglichst gut an die Vorgaben zu halten.
Denn unveränderbar und lange haltbar sind gar nicht so einfach zu lösen.

Und klar kannst Du das Original ändern und neu scannen, es soll aber nicht zu einfach gemacht werden, indem man die gescannten Sachen einfach in Acrobat ändert. Und ne Dokumentenfälschung ist schon recht emfpindlich strafbar.

[tobstar]

Ihr brennt alle Mails auf Rohlinge?
Wir lösen das mit MailStore und sichern dieses nochmals auf einer NAS. Meinen Informationen nach reicht das, weißt du da mehr?

[Moehf]

Also laut unserem EDV Mann geht NAS nicht, da problemlos veränderbar...

[#marc]

Da muss es doch eine andere Lösung geben, ich kann mir kaum vorstellen das ein großes Unternehmen wie z.B. die Telekom alles auf DVD brennt

[Moehf]

gute Frage...
Wir brauchen so 20-25 Rohlinge im Jahr, das geht schon, ist aber ein ziemlicher Aufwand, aber unveränderbar, geht nunmal prinzipiell nur auf DVD...
Aber wer will Dich bestrafen, wenn die Technologie eben noch nicht so weit bzw. weiter ist als irgendein Bürokrat sich überlegt?

[Moehf]

vorhalten ist ja nicht das Problem, sondern unveränderlich vorhalten?
Wie geht das noch? Mit Software Lösungen?
Bei uns ist das nicht so tragisch, wenngleich 100GB im Jahr an Mails auch nicht ohne sind, aber bei großen Firmen?

[eos]

Ich glaube wirklich in Stein gemeisselte Daten gibt es heute nicht mehr bei den großen Firmen. Die Daten liegen i.d.R in Achivsystemen, d.h. letztendlich irgendwo auf Festplatten, die gespiegelt und gesichert werden. Rechenzentren von Banken, Versicherungen, etc. sind dann i.d.R noch auf zwei Standorte verteilt (z.B. Frankfurt & Ehningen) um die Datensicherheit auch im Havariefall zu gewährleisten.

[MattR]

Es gibt diverse Software und Hardware Lösungen die die Integrität der Daten gewährleisten. Dabei spricht man entweder von TrueWORM oder SoftWORM.

Über die reine Technik und die unmittelbar betroffenen gesetzlichen Regelungen geht das ganze auch soweit, dass dies streng genommen sogar bis in die Kreditwürdigkeit der jeweiligen Unternehmen einfließt (Basel2 bzw. Basel3 etc.).

Im Falle von Netzwerkspeicherlösungen (NAS, SAN etc.) ist dies ebenfalls als SoftWORM möglich.

Defintiv kein Thema was man mit einer Investition von ein paar Euros bewerkstelligen kann.

[Moehf]

deswegen bleiben wir bei den DVDs, die kosten 50 € und 3 Stunden Aufwand im Jahr.
Danke für die Info!

[MattR]

Integrität geht ja auch noch von der Unverehrtheit aus, werden denn die Discs regelmäßig auf ihre Lesbarkeit hin geprüft?

Mir sind durchaus Unternehmen bekannt wo die Daten einmal pro Woche auf ein neues Medium umkopiert werden und ein zweites Medium parallel dazu in einem Panzerschrank aufbewahrt wird, da sonst dort die Anforderungen der Revision nicht erfüllt wären.

[Moehf]

Das wäre mir zu stressig...
Das muss reichen, sind ja auch noch auf dem Server gesichert die Daten.
Bei kleineren Unternehmen kann ich mir vorstellen, dass da bei 90% nix fest und dauerhaft gesichert wird, da sind wir schon recht fortschrittlich.
Ist aber interessant immer wieder neue Aspekte zu erfahren und die CDs nochals zu kopieren wäre ja auch möglich.

[Dadi78]

Es gibt wohl technische Möglichkeiten, Daten ordentlich und auch auf längere Zeit hin zu sichern. Das Thema hatte ich bei meinem letzten Datenschutzlehrgang. Fragt mich aber bitte nicht wie das geht, dass sind wohl so Art Kassetten, da ich kein ITler bin weiß ich das auch nicht so genau. Müsste mich für die Firma aber auch malwieder darum kümmern. Sobald ich was Näheres weiß, geb ich Bescheid. CD's sind jedoch meines Wissens nicht die Patentlösung.