Dokumentenverwaltung privat

Werte Gemeinde,

diverse Schreiben und Rechnungen sammeln sich bei mir auf/unter/zwischen diversen Papierbergen und einmal jährlich bringe ich augenrollend Ordnung ins Chaos. Das muss einfacher gehen.

Aktuell schwanke ich zwischen der forumskonformen Anschaffung eines Dokumentenscanners, der per OCR auch durchsuchbare PDFs erstellt sowie mit beid-/mehrseitigen Dokumenten umgehen kann und einer Minimallösung via Scansoftware auf dem iPhone.

Habt ihr dafür einen funktionierenden Workflow? Ein NAS als Datengrab wäre vorhanden.

:dr:

https://www.kofax.de/products/paperport

https://www.dropbox.com/de/features/...oc-scanner-app

Tipp aus dem Forum, wenn man viel scannen muss: Fujitsu Snapscan iX 500. Scannt doppelseitig, ist schnell und kann durchsuchbare pdfs erzeugen. Oder Du machst es mit Handy und App, z.B. Office Lens, Notizen o.ä..

Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

Tatsächlich sind Buchhaltungs-/Sekretariatsservices günstiger als man denkt. Wäre jetzt auch mein Tipp gewesen. Wenn da einmal im Quartal zwei bis drei Stunden zusammenkommen, hast Du schon echt viel Zeug ;)

Beim Ersttermin besprechen was man wie haben möchte - fertig.

Zitat:

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Zitat von Herr Vorragend

Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

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und natürlich eine weitere Sekretärin zum späteren Raussuchen der Dokumente. Pfff - selber suchen. 8o :tongue:

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

Scanner mit OCR und dann nutze ich Hazel von Noodlesoft um die PDFs auf Grundlage ihres Inhaltes automatisch zu benennen und entsprechend abzulegen.

Zitat:

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Zitat von GPX8888

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

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Ein Kollege hat auch Devonthink in Verbindung mit einem Snapscan im Einsatz. Schon seit Jahren, von der Software ist er sehr angetan.

Wieso willst du dir das antun? Ich hab hier eine .doc mit allen Kündigungsdaten meiner Versicherungen. Wiederholende Zahlungen laufen über Dauerauftrag. Wenn es zu Unstimmigkeiten kommt, fordere ich den Vertragspartner dazu auf, mir die Unterlagen zuzustellen :grb:

Wirklich wichtige Unterlagen werfe ich in eine Holzbox von Rokker :D

Ich habe einen ix500 und scanne einfach alles ein, dann dem Dokument einen Namen geben der mit dem Datum anfängt und den Inhalt möglichst deutlich macht und auf dem Mac in einen Ordner der mit der cloud synchronisiert ist. Habe von überall Zugriff und bin nicht von Datenbanken oder Softwarelösungen abhängig. Wichtig ist ein guter Scanner, das muss schnell und einfach gehen.

Zitat:

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Zitat von natas78

https://www.kofax.de/products/paperport

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Zitat:

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Zitat von GPX8888

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

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Danke, schau ich mir beides an.

Offenbar bietet kein Scanner die Möglichkeit, die Texterkennung selbst vorzunehmen und das Ergebnis auf einem NAS zu speichern.

Zitat:

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Zitat von peterlicht

https://www.dropbox.com/de/features/...oc-scanner-app

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Eine Cloud kommt nicht infrage. :dr:

Zitat:

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Zitat von MacLeon

Tipp aus dem Forum, wenn man viel scannen muss: Fujitsu Snapscan iX 500. Scannt doppelseitig, ist schnell und kann durchsuchbare pdfs erzeugen.

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Anscheinend nur, wenn gleichzeitig die Software auf dem Mac läuft. Das gilt auch für Brother-Geräte. Lieber wäre mir ja ein Knopfdruck auf dem Scanner mit automatischer NAS-Speicherung (inkl. OCR).

Zitat:

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Zitat von Herr Vorragend

Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

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Mistress says no. :D

Zitat:

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Zitat von John Wayne

Scanner mit OCR und dann nutze ich Hazel von Noodlesoft um die PDFs auf Grundlage ihres Inhaltes automatisch zu benennen und entsprechend abzulegen.

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Auch ein interessanter Weg, danke für den Tipp.

Wenn die Geräte direkt auf das NAS scannen können, wäre evtl. eine nachträgliche Bearbeitung OCRmyPDF im Docker container auf deiner Synology eine Lösung.

Das Thema beschäftigt mich auch schon etwas länger und aktuell nutze ich ebenfalls den Weg über macOS mit Hazel.

Ich nutze seit einem Jahr den Fujitsu ix500 und bin auch sehr zufrieden.

Natürlich muss man den Mac/PC laufen haben, das empfinde ich aber nicht als Nachteil, da ich die Dokumente ja sowieso nochmals umbenennen und ablegen möchte.

Zitat:

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Zitat von anguirel

Wenn die Geräte direkt auf das NAS scannen können, wäre evtl. eine nachträgliche Bearbeitung OCRmyPDF im Docker container auf deiner Synology eine Lösung.

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Danke, darüber bin ich auch schon gestolpert. Das wäre die eleganteste Lösung, erfordert aber Btrfs. Aktuell nutze ich ext4.

Huch, wieso braucht man dafür ein anderes Filesystem? Nutzt die Software spezielle Features von Btrfs?

Einer der Vorteile von Btrfs sind die vielfältigen Virtualisierungsmöglichkeiten. Docker setzt es voraus.

https://www.synology.com/de-de/dsm/feature/docker

Naja. Ich brauch eh ein zweites NAS, da kann ich das auch gleich umstellen. :weg:

Gerade gesehen, dass es für OCRmyPDF auch eine GUI über den Synology Paketmanager gibt: synOCR.

Alternativ das Ganze auf einem RaspberryPi laufen lassen...

Zitat:

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Zitat von blarch

Natürlich muss man den Mac/PC laufen haben, das empfinde ich aber nicht als Nachteil, da ich die Dokumente ja sowieso nochmals umbenennen und ablegen möchte.

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Wenn die PDF durchsuchbar sind, warum denn noch den Dateinamen umbenennen? Da reicht doch der Zeitstempel des scannens und eine fortlaufende Nummer, oder?
Suche ich den Aldi Kassenzettel von August 2017, dann trage ich diese Begriffe in das Suchfeld des Finders ein.