Dokumentenverwaltung privat

[Hypophyse]

Werte Gemeinde,

diverse Schreiben und Rechnungen sammeln sich bei mir auf/unter/zwischen diversen Papierbergen und einmal jährlich bringe ich augenrollend Ordnung ins Chaos. Das muss einfacher gehen.

Aktuell schwanke ich zwischen der forumskonformen Anschaffung eines Dokumentenscanners, der per OCR auch durchsuchbare PDFs erstellt sowie mit beid-/mehrseitigen Dokumenten umgehen kann und einer Minimallösung via Scansoftware auf dem iPhone.

Habt ihr dafür einen funktionierenden Workflow? Ein NAS als Datengrab wäre vorhanden.

:dr:

[natas78]

https://www.kofax.de/products/paperport

[peterlicht]

https://www.dropbox.com/de/features/productivity/doc-scanner-app

[MacLeon]

Tipp aus dem Forum, wenn man viel scannen muss: Fujitsu Snapscan iX 500. Scannt doppelseitig, ist schnell und kann durchsuchbare pdfs erzeugen. Oder Du machst es mit Handy und App, z.B. Office Lens, Notizen o.ä..

[Herr Vorragend]

Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

[ReneS]

Tatsächlich sind Buchhaltungs-/Sekretariatsservices günstiger als man denkt. Wäre jetzt auch mein Tipp gewesen. Wenn da einmal im Quartal zwei bis drei Stunden zusammenkommen, hast Du schon echt viel Zeug ;)

Beim Ersttermin besprechen was man wie haben möchte - fertig.

[uhrenfanatiker]

Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

und natürlich eine weitere Sekretärin zum späteren Raussuchen der Dokumente. Pfff - selber suchen. 8o :tongue:

[GPX8888]

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

[John Wayne]

Scanner mit OCR und dann nutze ich Hazel von Noodlesoft um die PDFs auf Grundlage ihres Inhaltes automatisch zu benennen und entsprechend abzulegen.

[eos]

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

Ein Kollege hat auch Devonthink in Verbindung mit einem Snapscan im Einsatz. Schon seit Jahren, von der Software ist er sehr angetan.

[avalanche]

Wieso willst du dir das antun? Ich hab hier eine .doc mit allen Kündigungsdaten meiner Versicherungen. Wiederholende Zahlungen laufen über Dauerauftrag. Wenn es zu Unstimmigkeiten kommt, fordere ich den Vertragspartner dazu auf, mir die Unterlagen zuzustellen :grb:

Wirklich wichtige Unterlagen werfe ich in eine Holzbox von Rokker :D

[Eureka]

Ich habe einen ix500 und scanne einfach alles ein, dann dem Dokument einen Namen geben der mit dem Datum anfängt und den Inhalt möglichst deutlich macht und auf dem Mac in einen Ordner der mit der cloud synchronisiert ist. Habe von überall Zugriff und bin nicht von Datenbanken oder Softwarelösungen abhängig. Wichtig ist ein guter Scanner, das muss schnell und einfach gehen.

[Hypophyse]

https://www.kofax.de/products/paperport

Hier auf Mac ist es Devonthink Pro Office in Verbindung mit einem Fujitsu ix500 - bin sehr zufrieden.

Danke, schau ich mir beides an.

Offenbar bietet kein Scanner die Möglichkeit, die Texterkennung selbst vorzunehmen und das Ergebnis auf einem NAS zu speichern.


https://www.dropbox.com/de/features/productivity/doc-scanner-app

Eine Cloud kommt nicht infrage. :dr:


Tipp aus dem Forum, wenn man viel scannen muss: Fujitsu Snapscan iX 500. Scannt doppelseitig, ist schnell und kann durchsuchbare pdfs erzeugen.

Anscheinend nur, wenn gleichzeitig die Software auf dem Mac läuft. Das gilt auch für Brother-Geräte. Lieber wäre mir ja ein Knopfdruck auf dem Scanner mit automatischer NAS-Speicherung (inkl. OCR).


Roland, forumskonform wirst du dir für diese lästige Arbeit doch wohl eine Sekretärin einstellen. Pfff - selber scannen. 8o

Mistress says no. :D


Scanner mit OCR und dann nutze ich Hazel von Noodlesoft um die PDFs auf Grundlage ihres Inhaltes automatisch zu benennen und entsprechend abzulegen.

Auch ein interessanter Weg, danke für den Tipp.

[anguirel]

Wenn die Geräte direkt auf das NAS scannen können, wäre evtl. eine nachträgliche Bearbeitung OCRmyPDF (https://ocrmypdf.readthedocs.io/en/latest/) im Docker container auf deiner Synology eine Lösung.

Das Thema beschäftigt mich auch schon etwas länger und aktuell nutze ich ebenfalls den Weg über macOS mit Hazel.

[blarch]

Ich nutze seit einem Jahr den Fujitsu ix500 und bin auch sehr zufrieden.

Natürlich muss man den Mac/PC laufen haben, das empfinde ich aber nicht als Nachteil, da ich die Dokumente ja sowieso nochmals umbenennen und ablegen möchte.

[Hypophyse]

Wenn die Geräte direkt auf das NAS scannen können, wäre evtl. eine nachträgliche Bearbeitung OCRmyPDF (https://ocrmypdf.readthedocs.io/en/latest/) im Docker container auf deiner Synology eine Lösung.

Danke, darüber bin ich auch schon gestolpert. Das wäre die eleganteste Lösung, erfordert aber Btrfs. Aktuell nutze ich ext4.

[eos]

Huch, wieso braucht man dafür ein anderes Filesystem? Nutzt die Software spezielle Features von Btrfs?

[Hypophyse]

Einer der Vorteile von Btrfs sind die vielfältigen Virtualisierungsmöglichkeiten. Docker setzt es voraus.

https://www.synology.com/de-de/dsm/feature/docker

Naja. Ich brauch eh ein zweites NAS, da kann ich das auch gleich umstellen. :weg:

[anguirel]

Gerade gesehen, dass es für OCRmyPDF auch eine GUI über den Synology Paketmanager gibt: synOCR.

Alternativ das Ganze auf einem RaspberryPi laufen lassen...

[alien27]

Natürlich muss man den Mac/PC laufen haben, das empfinde ich aber nicht als Nachteil, da ich die Dokumente ja sowieso nochmals umbenennen und ablegen möchte.

Wenn die PDF durchsuchbar sind, warum denn noch den Dateinamen umbenennen? Da reicht doch der Zeitstempel des scannens und eine fortlaufende Nummer, oder?
Suche ich den Aldi Kassenzettel von August 2017, dann trage ich diese Begriffe in das Suchfeld des Finders ein.

[blarch]

Ja, ich möchte die PDF aber noch meinem eigenen System benennen und strukturiert in Ordner anlegen.

Übrigens erkennt die neue Scansoftware von Fujitsu das Datum auf dem Beleg und den Bereff. Funktioniert sehr gut..

[Hypophyse]

Melde Vollzug, natürlich mittels einer forumskonformen Minimalvariante. :gut:


Nachdem das alte NAS mit dem Dateisystem ext4 aufgesetzt war und Docker Btrfs voraussetzt, musste ein zweites NAS her, auch, um örtliche getrennte Backups machen zu können. Eine Änderung des Dateisystems ist im laufenden Betrieb nicht möglich. Ich habe mich für ein RAID "SHR-2" entschieden, das heißt, hier bleiben 12 TB Kapazität übrig und zwei Platten dürfen ausfallen, ohne dass es zu einem Datenverlust kommt.

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-01.jpg



Brother ADS-1700W mit der Möglichkeit, direkt ins Netzwerk zu scannen: https://www.brother.at/scanner/ads-1700w

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-02.jpg



Auf dem NAS wird ein "gemeinsamer Ordner" namens Scanner angelegt, darin folgende Verzeichnisse:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-03.png



Ebenso ein Benutzer, der nur dort Schreibrechte hat:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-04.png



Dann wird Docker installiert, eine Virtualisierungslösung, für die es unzählige Pakete gibt:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-05.png



Eines davon ist OCRmyPDF, das die Texterkennung vornimmt: https://ocrmypdf.readthedocs.io/en/latest/

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-06.png



Eine bequeme Verwaltungsoberfläche für all jene, die die Kommandozeile scheuen bietet SynOCR: https://www.cphub.net/?id=40&pid=821

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-07.png



Der Scanner bekommt ein Netzwerkziel auf dem NAS:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-08.png


Dann legt man Dokumente ein und startet den Scan:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-09.jpg


Es gibt dann zwei Möglichkeiten. Entweder startet man die Erkennung auf dem NAS manuell über das Paket SynOCR, oder man lässt das z.B. in der Nacht laufen und hat am nächsten Tag alle PDFs mit durchsuchbarem Text versehen.

Das Ergebnis anhand einer Rechnung:

http://oysterreich.net/Dokumentenscanner-10.png


Damit erübrigt sich im Endeffekt eine pingelige Ablage, da man jedes Dokument bzw. dessen Inhalt über die Suchfunktion des Betriebssystems findet.

Man könnte jetzt zusätzlich noch einen Paginierstempel einsetzen, den ganzen Papierkram nummerieren und chronologisch ablegen. Benötigt man etwas, sucht man nach Inhalt, findet im PDF die Nummer und weiß sofort, wo das Dokument ist.

Oder man nutzt z.b. Hazel von https://www.noodlesoft.com und sortiert die Scans automatisiert nach Inhalt in die gewünschten Verzeichnisse.

Da freut sich die alte Buchhalterseele! :jump:

[ReneS]

Sehr cool gelöst, danke für das „Tutorial“. Gefällt mir gut, nur die nicht vorhandene Sortierung würde mir Sorgen machen. Da liegen ja irgendwann zigtausend Dokumente mit kryptischen Namen. Kann man das nicht irgendwie optimieren? Kann die OCR Software das nicht intelligent benennen?

Gerade beim erstmaligen Anlegen wird das richtig heftig.

Sortierung hin oder her, das gefällt mir. Könnte mein Winterprojekt werden :gut:

[Hypophyse]

SynOCR kann das, aber natürlich nicht perfekt. Dessen Hauptaufgabe ist es, sich die Einstellungen zusammenklicken zu können. Für alles Weitere würde ich auf Hazel setzen, aber das habe ich noch nicht getestet.

[natas78]

12 TB?
Was willst du denn alles scannen.

[Hypophyse]

Alles! :D

[Spacewalker]

Ich habe mich für ein RAID "SHR-2" entschieden, das heißt, hier bleiben 12 TB Kapazität übrig und zwei Platten dürfen ausfallen, ohne dass es zu einem Datenverlust kommt.


Sind die Platten auch außerhalb des NAS noch auslesbar, falls der Raid-Controller ausfällt? (Leider schon erlebt.)

[Hypophyse]

Ja, mit Ubuntu: https://www.synology.com/en-global/knowledgebase/DSM/tutorial/Storage/How_can_I_recover_data_from_my_DiskStation_using_a _PC

Sobald alles eingerichtet ist, wird das gesamte System auf einem zweiten NAS gesichert und dieses steht dann nicht daheim, sondern wird übers Netz synchronisiert.

[avalanche]

Bist du der neue Datenverantwortliche der ÖVP :bgdev: :D

[slimshady]

:rofl::rofl:

[Hypophyse]

Mein Name ist Reiss. Wolf Reiss.

[avalanche]

:D

[Hypophyse]

Da liegen ja irgendwann zigtausend Dokumente mit kryptischen Namen. Kann man das nicht irgendwie optimieren? Kann die OCR Software das nicht intelligent benennen?

Hazel kann genau das: https://vimeo.com/68593663

[Gweilo]

Sehr gut! Vielen Dank, für die Information!

[ReneS]

Hazel kann genau das: https://vimeo.com/68593663

8o8o8o

:verneig: danke.

Das ist wirklich genial.