Hilfe bei der Suche nach einem Mailsystem

[Kranzbach]

Moin moin,

vielleicht gibt es ja Spezis hier, die mir weiterhelfen können. Betrieblich möchte ich unseren Mailverkehr besser organisieren. Ich suche ein System, in welchem die Mails "landen" und ggfs. den Mitarbeitern / Teams zu geordnet werden können - und wo man ggfs. "Anmerkungen" zum Inhalt verfassen kann. Also quasi "...Mitarbeiter XY: halte den Inhalt für geeignet und würde dem Fragenden folgende Inhalte bei der Antwort vorschlagen.." und der passende Mitarbeiter erstellt eine Antwort anhand der dort aufgeführten Beiträge.

Es gibt wohl sowas bei Lotus Notes (habe ich bis dato keine Erfahrungen). Bevor ich mich da versuche, hat jemand Tipps oder besser Vorschläge?

Technisch haben wir 2 Server mit DE Standort in einem Rechenzentrum und nutzen im Betrieb WIN PC und Apple Mac - die Software sollte / müsste also für beide Systeme verfügbar sein.

Vorab schon mal DANKE für Tipps und Hilfe.

viele Grüße
Dennis

[benjik]

Das testet aktuell ein befreundetes Unternehmen https://asana.com/de/?noredirect

[GPX8888]

Wenn Du bei einem Mailsystem oder AddOn nicht fündig wirst, dann könnte Dir ein Servicemanagement-Tool helfen. Hier gehen dann z.B. Anfragen an bestimmte Mailadressen (oder -verteiler) in ein Servicemanagement-Tool und werden dann weiterverteilt an Personen oder Gruppen, Hinweise können erfasst werden oder aber dann auch die "Antworten", die an den Absender aus dem Tool heraus versendet werden.

Bei einem Servicemanagement-Tool hast Du den Vorteil, dass Du z.B. auch automatisierte Antworten versenden lassen kannst oder auch SLAs und Eskalationen hinterlegen kannst. Reagiert z.B. Mitarbeiter1 nicht innerhalb von 24 Stunden, eskaliert das Ticket zum nächsten Bearbeiter/Vorgesetzten/etc.

Anbieter gibt es viele, von OpenSource über Mietmodelle bis hin zu richtig teuren Lösungen. Wenn Du mehr dazu wissen möchtest, schick mir ne PN.

[alien27]

Vielleicht wäre das etwas für Dich: https://www.meistertask.com/de
email scheint bei dir ja nur der trigger für deinen Prozess zu sein, wenn ich das richtig verstanden habe.

[Kranzbach]

...Michael, die Richtung der Beschreibung passt.

Also bei uns gehen Mailanfragen (meist mit Bildmaterial der Exponate) ein, momentan halt "klassisch" über Apple Mail oder beim Win System Outlook oder Firebird. Das ganze in IMAP Form, damit theoretisch alle sehen - wurde gelesen, weitergeleitet oder beantwortet. Fakt ist, das klappt nicht immer so gut, wie es sollte. Ziel ist es, das zukünftig Mails eingehen - von einem Mitarbeiter "gesichtet" und an die fachlich versierten Mitarbeiter für diesen Bereich weitergeleitet werden (Einzelmitarbeiter oder auch Gruppen). Diese sollen dann künftig Ihren "Senf" als Notiz oder Kommentar beifügen können, aus diesen Anmerkungen wird dann eine Antwort für den Kunden per Mail verfasst und verschickt.

Wenn ich mich etwas "dämlich" ausdrücke, hat das leider damit zu tun - dass IT nicht mein Steckenpferd ist. Ich bin auch nur Anwender ;)

viele Grüße

Dennis

[GPX8888]

Hallo Dennis,

dann dürfte ein Servicemanagement-Tool für Deinen Zweck gut geeignet sein, notfalls auch ein klassisches "Ticketsystem" (das dann im Hinblick auf Möglichkeiten nicht ganz so vielfältig ist).

Der Ablauf könnte dann zum Beispiel wie folgt sein: Du hast einen SPOC (Single Point Of Contact) im Unternehmen, der eingehende Anfragen per Email sichtet, kategorisiert und entsprechend verteilt oder telefonische Anfragen im System entsprechend erfasst und dann verteilt. Diese "Tickets" werden dann von einzelnen Personen oder auch Gruppen bearbeitet, z.B. in der Form, dass Anfragen kompetent beantwortet werden, Angebote erstellt oder Technikereinsätze ausgelöst werden, je nachdem in welcher Branche Du tätig bist. Ist das Ticket "erledigt", wird der Anfragende darüber informiert mit weitergehenden Informationen zu seinem Ticket. Das kann dann also die Mail direkt aus dem System sein mit den Informationen der Bearbeiter oder auch Anhänge etc.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und unsere Kunden setzen die Systeme Branchen- und auch Abteilungsübergreifend ein. Je genauer Deine Vorstellungen und natürlich auch die vorhandenen Prozesse in Deinem Unternehmen sind, umso einfacher ist die Einführung und Umsetzung einer solchen Lösung - letzten Endes geht es ja, vereinfacht ausgedrückt, in die Richtung, dass vorhandene Prozesse digital abgebildet werden.

[Kranzbach]

Ok. Vielen Dank für die Tipps. :dr: Ich habe per PN auch weitere Empfehlungen bekommen und werde mich mal durch alle durcharbeiten

Herzlichen Dank!

[tedeum]

Zwei weitere Optionen:
- Microsoft Teams
https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/enable-features-office-365
Ist ein sehr mächtiges tool und in vielen O365 Paketen bereits inkludiert

- Slack (https://slack.com/apps/A0F81496D-email)

[Kranzbach]

Danke für den Tipp. Ich teste gerade bitrix24.de - kam als PM der Hinweis. Bin aber noch etwas überfordert mit den vielen Funktionen. Puh.. ich gehe auf die 40 zu und komme mit neuer Technik nicht mehr so einfach klar - verdammt, ich werde alt.